Houd je kind- en personeelsplanning in balans met data
Published at: 19 Jul 2024
Kinderopvang moet toegankelijk zijn voor elk kind. Afgezien van de politieke discussie of de kinderopvang een basisvoorziening zou moeten zijn, is het zaak dat de branche alles uit de kast trekt om kinderen toegang te geven tot de opvang.
Kijkend naar de cijfers van de afgelopen jaren zien we echter dat de wachtlijsten oplopen. Steeds meer kinderen willen wel naar de opvang, maar er is een tekort aan capaciteit. Onlangs toonde onderzoek aan dat 20% van de werkende ouders minder is gaan werken doordat een kind op de wachtlijst stond.
De huidige oplossingen die op tafel liggen zijn merendeels zaken die op de middellange termijn gaan werken. Kortetermijnoplossingen zijn vaak duur (inhuur externen) of gaan ten koste van de kwaliteit van de opvang.
De inzet van data kan hierbij een duurzamere en goedkopere oplossing zijn. Daarom hebben we samen met kinderopvangorganisaties en de samenwerkingsverbanden een set met KPI’s en inzichten gecreëerd waarmee je kunt meten of de kind- en personeelsplanning optimaal werkt. Wanneer blijkt dat dit nog niet zo is, dan kunnen we ook de inzichten geven waar het nog beter kan.
Kijkend naar de cijfers van de afgelopen jaren zien we echter dat de wachtlijsten oplopen. Steeds meer kinderen willen wel naar de opvang, maar er is een tekort aan capaciteit. Onlangs toonde onderzoek aan dat 20% van de werkende ouders minder is gaan werken doordat een kind op de wachtlijst stond.
De huidige oplossingen die op tafel liggen zijn merendeels zaken die op de middellange termijn gaan werken. Kortetermijnoplossingen zijn vaak duur (inhuur externen) of gaan ten koste van de kwaliteit van de opvang.
De inzet van data kan hierbij een duurzamere en goedkopere oplossing zijn. Daarom hebben we samen met kinderopvangorganisaties en de samenwerkingsverbanden een set met KPI’s en inzichten gecreëerd waarmee je kunt meten of de kind- en personeelsplanning optimaal werkt. Wanneer blijkt dat dit nog niet zo is, dan kunnen we ook de inzichten geven waar het nog beter kan.
Een greep uit de samengestelde KPI's volgt hieronder;
- Bezettingspercentage: hoe vol zijn mijn locaties nu? Ten opzichte van de planningscapaciteit, maar ook ten opzichte van de LRK-capaciteit. Waar is nog ruimte? Vooral op de woensdag en de vrijdag? Of misschien toch nog op de donderdag op die babygroep?
- Wachtlijsten: hoeveel kinderen staan er nu op de wachtlijst? Op welke locaties met welke gewenste startdatum zijn ze ingeschreven?
- Leeftijdsmix: hoeveel kinderen van welke leeftijd worden er ingepland? Heb ik nu de ideale leeftijdsmix te pakken, of ben ik er bijna. Is het wel de juiste beslissing om die extra baby te plaatsen, of maakt het dat alleen maar erger?
- Breng- en haalgedrag: de geplande bezetting afgezet tegen de daadwerkelijke aanwezigheid. Hoeveel procent van de geplande kinderen komt daadwerkelijk, en hoe laat worden ze gebracht en opgehaald? Interessante informatie voor mijn personeelsrooster, zeker in de vakanties.
- Beroepskracht-kind-ratio (BKR): hoeveel kinderen worden er per medewerker ingezet? Zit ik al op het gewenste niveau op de dagopvang? Of duik ik onder de 5? Deze KPI geeft aan of er zoveel mogelijk kinderen gepland worden afgezet tegen de capaciteit.
- P-Factor gepland: hoeveel geplande kinduren gedeeld door het aantal geplande directe medewerker uren. Wijk ik veel af van de BKR? Dan is mijn rooster niet goed afgestemd op de kindplanning.
- P-Factor aanwezig: hoeveel aanwezige kinduren gedeeld door het aantal geschreven directe medewerker uren. Wijkt deze veel af van de p-factor gepland dan is er op de locaties zelf niet goed geanticipeerd op het breng- en haalgedrag.
- Afwijking uren t.o.v. wettelijk minimum: Het aantal daadwerkelijk ingezette uren ten opzichte van het aantal wettelijk noodzakelijk in te zetten uren. Dit percentage geeft aan hoeveel uren er te veel worden ingezet. Vaak zien we dat dit percentage op meer dan 35% zit.
- Detailoverzichten: deze geven over alle vorige KPI’s de details op dag en groep niveau, zodat herleidbaar is waar er potentie tot verbetering is.
De combinatie van bovenstaande KPI’s geven een compleet beeld van hoe goed je als organisatie de beschikbare capaciteit benut. Daarmee kijk je niet alleen terugkijkend en in het heden, maar zeker ook in de toekomst.
PS: Al deze KPI's zijn terug te vinden in ons CPMLite product. Wil je weten hoe CPMLite voor jouw organisatie het verschil kan maken? Plan dan een adviesgesprek in.
PS: Al deze KPI's zijn terug te vinden in ons CPMLite product. Wil je weten hoe CPMLite voor jouw organisatie het verschil kan maken? Plan dan een adviesgesprek in.
Terug naar actueel overzicht
