Hero kindercentra zag vier jaar geleden het levenslicht na een fusie tussen Kinderopvang Haarlem en Stichting Kinderopvang Spaarne. Daarmee is Hero kindercentra met meer dan 85 locaties de grootste en enige maatschappelijke kinderopvangorganisatie in Haarlem en Spaarndam. Sinds de fusie maakt de gehele organisatie gebruik van Flexkids (in combinatie met Konnect). Waarom de keuze op Flexkids is gevallen vertelt Astrid Bogerman, manager Klant en Markt tijdens een gesprek op het Servicekantoor in Haarlem.

Overgang naar Flexkids
Astrid: "Voor de fusie werkten Stichting Kinderopvang Spaarne al met Konnect, maar voor kindplanning, facturatie en personeelsplanning werkte de ene organisatie met Flexkids en de andere met KidsVision. Omdat werken met verschillende systemen niet handig is, hebben we besloten om een keuze tussen Flexkids en KidsVision te maken. Uiteindelijk viel onze keuze op Flexkids omdat dit systeem stabieler was."

Astrid vervolgt: "De gegevensoverdracht van Kidsvision naar Flexkids, en alle ouders overhevelen naar één Konnect portaal had echt wel wat voeten in de aarde. We hebben dit stap voor stap, ook met behulp van de consultants van Kidskonnect opgepakt. Uiteraard kwamen we wat hobbels tegen maar dat kan ook niet anders. Het is uiteindelijk goed opgelost allemaal."

Betrouwbare Data
Astrid: "Het aangename aan Flexkids is dat we de op de data kunnen vertrouwen wat erg belangrijk is wanneer je binnen een grote organisatie overzicht wilt behouden op bezetting, personeelskosten en omzet. Ook vinden we het fijn dat Flexkids blijft ontwikkelen waardoor nog meer stappen in de kindplanning en facturatie geautomatiseerd worden. Wij vinden dat het programma nog intuïtiever kan worden. Met alle  mogelijkheden die Flexkids biedt, kost het de medewerker veel tijd om alles onder de knie te krijgen. Het is heel prettig dat de supportmedewerkers en consultants altijd bereid om proactief mee te helpen indien er vragen zijn."

Koppeling met AFAS en Konnect
Astrid: "Daarnaast is het fijn dat Flexkids met andere systemen zoals Konnect en AFAS in verbinding staat. Financiële en administratieve zaken zoals facturen worden automatisch vanuit Flexkids naar AFAS geëxporteerd en personeelsgegevens en verzuim worden geïmporteerd. De koppeling met Konnect is juist handig voor medewerkers op de groep. Wijzigingen in de plaatsing van een kind die in Flexkids gedaan worden, zijn direct zichtbaar in Konnect."

Meetbare Voordelen
Astrid:"Een tijdje geleden zijn we met de ontwikkeling meegegaan om te factureren ‘met het licht uit’. Dit heeft in het facturatieproces handmatige handelingen weggenomen en is daarmee zeer tijdbesparend. Dit jaar willen we de digitale planning assistent Paco gaan uitproberen met als doel om de kindplanning te optimaliseren. We zijn vooral benieuwd of Paco met voorstellen komt die we zelf niet hadden bedacht."