Inleiding
Wat verwachten organisaties wanneer ze gebruik gaan maken van CPMLive en komen deze verwachtingen uit? Om die vraag te beantwoorden, volgen we in deze driedelige reeks Ralph Markerink, Financieel Manager bij Kosmo vanaf de beslissing om CPMLive aan te schaffen tot aan de daadwerkelijke ingebruikname. In deze reeks geeft Ralph exclusief inzicht in de aankoopredenen, de implementatiefase en ten slotte evalueren we of CPMLive aan de verwachtingen heeft voldaan.

Achtergrond 
Kosmo is een snelgroeiende kinderopvangorganisatie in Nederland met een bijzonder verhaal. Ralph vertelt: “Onze algemeen directeur begon rond 2008 een eigen gastouderbureau. In 2014 nam hij de ‘oude’ Kosmo over na een faillissement. Destijds had Kosmo 5-6 locaties en 40-50 medewerkers en groeiden wij hard. Inmiddels heeft Kosmo namelijk 52 locaties en 700-800 medewerkers.

Ralph vervolgt: “Toen ik in 2020 bij Kosmo kwam werken, verzamelden we al data, maar benutten we deze niet volledig. In eerste instantie begonnen we met het opzetten van de begrotingen en periodieke financiële rapportages. Doordat onze groei doorzette, werd het steeds interessanter om in kaart te brengen hoeveel kindplaatsen er per locatie werden verkocht en wat de financiële prognoses per locatie zijn. Onze Business Intelligenceafdeling heeft veel en hard gewerkt om deze vragen te kunnen beantwoorden door zelf overzichten te bouwen.

Uitdagingen
Kosmo probeerde lange tijd om data uitsluitend op eigen kracht in kaart te brengen Uiteindelijk liepen ze tegen bepaalde grenzen aan volgens Ralph: “Op een gegeven moment werden er meerdere projectgroepen in het leven geroepen en gingen we op eigen houtje koppelingen maken.”

Uiteindelijk leverden deze pogingen niet het gewenste resultaat op. Ralph: “De gevraagde rapportages werden steeds complexer en tijdrovender. Bovendien gaf ons Business Intelligence team aan zij meer tijd kwijt waren aan het monitoren en bijsturen van hetgeen zij hadden gebouwd dan aan het uitbouwen van de overzichten. Toen trokken we de conclusie om externe experts in te schakelen.”

Waarom CPMLive
In de zoektocht naar externe experts kwam Kosmo al gauw bij CPMLive uit. Andere partijen werden ook overwogen, maar CPMLive kreeg de voorkeur. Ralph beargumenteert: “Bij intensief werken met data is het cruciaal om deze gegevens via koppelingen te integreren. Denk hierbij aan data uit AFAS, urenregistratie en een kindplanningspakket. Andere aanbieders konden deze databronnen slechts gedeeltelijk koppelen, terwijl CPMLive een totaalpakket aanbiedt. Daardoor ging onze voorkeur al gauw uit naar CPMLive.”
Kosmo hechtte tijdens het aankooptraject veel waarde aan de mening van de regio- en locatiemanagers. Ralph: “Hun mening is cruciaal, omdat zij de software het meest gaan gebruiken. Zij waren direct erg enthousiast. Met name omdat CPMLive data in begrijpelijke dashboards presenteert. Daardoor kunnen zij eenvoudig de data interpreteren en zien waar verbetermogelijkheden liggen.”

Doelstellingen
Natuurlijk gebruiken kinderopvangorganisaties CPMLive om meer uit data te halen, maar wat betekent dit concreet voor Kosmo? Ralph formuleert drie heldere doelen:

• Dataverzameling overzichtelijk maken

Het samenbrengen van data uit verschillende bronnen is de hoofdreden voor Kosmo om CPMLive te gaan gebruiken. Ralph: “Hierdoor kunnen regio- en locatiemanagers dankzij de data inzien hoe locaties presteren en hoe zaken zoals optimale bezetting en omzet verhoogd kunnen worden.”

• De juiste KPI’s definiëren

Ralph geeft aan dat er wel eens discussies zijn over het definiëren van de KPI’s. Ralph: “Soms lopen we vast bij de vraag van wat we precies willen weten. Willen we bijvoorbeeld weten hoeveel kindplekken we hebben verkocht of hoeveel uren? Door de best practices van CPMLive kunnen we varen op hun expertise en hoeven we dit soort ellenlange discussies niet meer te voeren.”

• Minimale inspanning, maximaal vooruitkijken 

Ralph kijkt ook erg uit naar de rolling forecast met CPMLive: “Met een rolling forecast kunnen we toekomstige ontwikkelingen beter voorspellen en op tijd actie ondernemen. We proberen dat nu ook wel, maar het is heel bewerkelijk om dat inzichtelijk te krijgen. CPMLive vereenvoudigt dit proces en vraagt minder inspanning van de medewerkers.” Hierdoor kunnen ze strategische beslissingen sneller en met meer zekerheid nemen, de organisatie eerder voorbereiden op toekomstige ontwikkelingen en sneller reageren, wat cruciaal is voor financiële zekerheid en strategische planning.

Deel 2: implementatie
In het volgende deel gaan we dieper in op de implementatie van CPMLive bij Kosmo. Lukt het om alle databronnen eenvoudig samen te brengen en loopt alles gesmeerd? Houd o.a. de socials van KidsKonnect in de gaten en lees als eerste of Kosmo soepel het implementatietraject doorloopt.